A Microsoft elaborou um conjunto de regrar para otimizar o gerenciamento de e-mails em empresas. Essas dicas já são adotadas por grandes coorporações como a fabricante de produtos químicos Lanxess.
Regras de Etiqueta no Gerenciamento de E-mails:
E-mails exigem atenção para garantir desempenho e elegância.
-Prazo de resposta para e-mail interno - 24h
-Prazo de resposta para e-mail externo - 8h
-Quando não for possível cumprir prazos de resposta, programe uma mensagem automática explicando o motivo
-Campo destinatário "Para" - reservado para responsável pela ação ou interessado na informação
-Campo destinatário Cc - para alguém envolvido diretamente no assunto (pessoas em Cc não têm obrigação de responder)
-Campo destinatário Cco - usado para tirar alguém da corrente (informe a todos no e-mail)
-Escrever "ação" no assunto - quando requisitar uma atitude do leitor, como alguma aprovação de proposta para um cliente
-Estruture o e-mail com três partes: objetivo, para criar contexto; ação requerida e prazo, se possível com destaque; e histórico, que deve aparecer no final e em anexo se for muita informação
-Evite - parágrafos longos, e-mails extensos e planos de cores que dificultem a leitura
-Use recursos de importância e confidencialidade em anexos
-Evite ao máximo o "responder a todos", principalmente quando for para mais de cinco pessoas
-Encaminhar - explique porque está encaminhando e faça um resumo do histórico
-Antes de enviar, revise campos principais, como destinatário, assunto e método
Fonte: Valor Econômico
E-mails exigem atenção para garantir desempenho e elegância.
-Prazo de resposta para e-mail interno - 24h
-Prazo de resposta para e-mail externo - 8h
-Quando não for possível cumprir prazos de resposta, programe uma mensagem automática explicando o motivo
-Campo destinatário "Para" - reservado para responsável pela ação ou interessado na informação
-Campo destinatário Cc - para alguém envolvido diretamente no assunto (pessoas em Cc não têm obrigação de responder)
-Campo destinatário Cco - usado para tirar alguém da corrente (informe a todos no e-mail)
-Escrever "ação" no assunto - quando requisitar uma atitude do leitor, como alguma aprovação de proposta para um cliente
-Estruture o e-mail com três partes: objetivo, para criar contexto; ação requerida e prazo, se possível com destaque; e histórico, que deve aparecer no final e em anexo se for muita informação
-Evite - parágrafos longos, e-mails extensos e planos de cores que dificultem a leitura
-Use recursos de importância e confidencialidade em anexos
-Evite ao máximo o "responder a todos", principalmente quando for para mais de cinco pessoas
-Encaminhar - explique porque está encaminhando e faça um resumo do histórico
-Antes de enviar, revise campos principais, como destinatário, assunto e método
Fonte: Valor Econômico
